DEVLET-İ ALİYYE OCAKLARI EĞİTİM VE KÜLTÜR DERNEĞİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (KVKK) AYDINLATMA METNİ
Devlet-i Aliyye Ocakları Eğitim ve Kültür Derneği (“Dernek”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında Veri Sorumlusu sıfatıyla; dernek faaliyetlerinin yürütülmesi, gönüllülük çalışmalarının koordine edilmesi, bağış süreçlerinin yönetilmesi, üyelik ve iletişim süreçlerinin işletilmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve ilgili tüm idari-sosyal süreçlerin sağlıklı şekilde yürütülmesi amacıyla kişisel verilerinizi işlemektedir.
Bu Aydınlatma Metni, Derneğimiz ile paylaştığınız tüm kişisel verilerin; toplanması, işlenmesi, saklanması, aktarılması ve imha edilmesine ilişkin usul ve esasları açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.
1. İşlenen Kişisel Veriler
Derneğimiz tarafından, faaliyetlerden yararlanan kişiler, üyeler, gönüllüler, bağışçılar, destekçiler ve WhatsApp/ sosyal medya üzerinden iletişim sağlayan kişilerden aşağıdaki kişisel veriler işlenebilir:
Kimlik Bilgileri
Ad–soyad
Doğum tarihi (gerektiğinde)
T.C. Kimlik Numarası (zorunlu olduğu durumlarda)
İletişim Bilgileri
Telefon numarası
WhatsApp numarası / WhatsApp grup bilgileri
E-posta adresi
Açık adres bilgisi
Bağış ve Finansal Bilgiler
Banka dekontu içerikleri
Bağış yapılan hesap bilgileri
İşlem tutarı, tarih ve açıklamalar
IBAN ve gönderici adı-soyadı
Teknik ve Log Verileri
IP adresi
İşlem logları
Mesaj kayıtları (toplu mesaj sistemine ilişkin)
Üyelik paneli işlem kayıtları
Trafik kayıtları
Cihaz bilgileri (gerektiğinde)
Görsel/İşitsel Veriler
Etkinlik ve faaliyet görüntüleri
Gönüllü çalışmalara ilişkin fotoğraf ve video kayıtları
Diğer Veriler
Görev ve pozisyon bilgileri (il başkanlığı, birim başkanlığı, komisyon görevleri vb.)
Dernek içi iletişim kayıtları
Form, dilekçe ve başvuru içerikleri
Sosyal medya kullanıcı adları (iletişim amacıyla verilen)
2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şartlar doğrultusunda aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
Dernek Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Üyelik, gönüllülük ve birim organizasyonlarının yürütülmesi
İl ve birim yapılanmalarının yönetilmesi
Etkinlik, sosyal yardım ve koordinasyon süreçlerinin yürütülmesi
WhatsApp gruplarının yönetimi, faaliyet duyuruları ve iletişim süreçleri
Bağış Süreçlerinin Yönetimi
Bağışçıların doğrulanması
Dekontların işlenmesi, bağış kayıtlarının oluşturulması
Gelir-gider süreçlerinin kaydedilmesi
Sertifika, teşekkür belgesi, bilgilendirme mesajları gönderimi
İletişim ve Bilgilendirme
Whatsapp toplu mesaj sistemi üzerinden bilgilendirme
SMS, e-posta ve WhatsApp yollarıyla duyurular
Etkinlik, faaliyet ve organizasyon bildirimleri
Bağış kampanyaları, sosyal projeler ve duyuruların paylaşılması
Özel gün tebriklerinin (bayram, kandil, anma günleri vb.) gönderimi
WhatsApp botu ve otomatik iletişim sistemleri üzerinden bilgilendirme mesajlarının iletilmesi
Hukuki Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Dernekler Kanunu gereği zorunlu kayıtlar
Resmi kurumlara yapılması gereken raporlamalar
Yetkili makamların talep ettiği bilgi paylaşımları
Bilgi Güvenliği ve Denetim
Sistem loglarının tutulması
IP ve trafik kayıtlarının kaydı
Güvenlik ihlali durumlarının tespiti
Yetkisiz erişimlerin engellenmesi
3. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri
Verileriniz;
WhatsApp grupları ve bireysel yazışmalar
Web sitemiz www.devletialiyye.org.tr
Bağış formu ve banka dekontları
Telefon, SMS ve e-posta iletişimi
Etkinlik katılım formları
Dernek üyelik başvuruları
Dijital uygulamalar ve mobil sistemler
Sosyal medya iletişim kanalları
üzerinden elektronik veya fiziksel yollarla toplanabilmektedir.
4. Kişisel Verilerin Aktarılması
Topladığımız kişisel verileriniz hiçbir şekilde üçüncü kişi veya ticari kuruluşlarla paylaşılmaz, satılamaz ve devredilmez.
Ancak Kanun’un 8. ve 9. maddeleri gereği aşağıdaki durumlarda aktarım yapılabilir:
a) Yasal Zorunluluklar
Aşağıdaki resmi kurumlarla, talep edilmesi halinde:
Cumhuriyet Başsavcılıkları
Mahkemeler
Kolluk kuvvetleri
Dernekler Masası (İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlükleri)
Mali Suçları Araştırma Kurulu (MASAK)
Diğer yasal kurum ve kuruluşlar
b) Dernek Faaliyetlerinin Gerektirdiği Ölçüde
Denetim ve raporlama süreçlerinde bağımsız denetçiler
Dernek faaliyetlerine ilişkin zorunlu hizmet aldığımız çözüm ortakları
Alan adı, barındırma, e-posta hizmetleri sağlayıcıları (yalnızca teknik gereklilik kapsamında)
5. Kişisel Verilerin Saklanması ve Güvenliği
Kişisel verileriniz;
KVKK’ya,
İlgili mevzuata,
Dernekler Kanunu ve yönetmeliklerine,
Türk Ceza Kanunu’na,
Bilgi güvenliği standartlarına
uygun olarak güvenli biçimde saklanmaktadır.
Veriler, işleme amacı ortadan kalktığında veya yasal saklama süresi dolduğunda imha edilir.
Saklama Süreleri Örnek:
Üyelik kayıtları: Dernek üyeliği devam ettiği sürece + 5 yıl
Bağış kayıtları: En az 5 yıl (mevzuat gereği)
Log kayıtları: 2 yıl
WhatsApp iletişim kayıtları: 1 yıl
Etkinlik kayıtları: Süreç bitimi + makul süre
Her türlü teknik ve idari tedbir alınmaktadır.
6. Kişisel Veri Sahibi Olarak Haklarınız
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca; Derneğimize başvurarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:
Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
İşleme amacını öğrenme
Yurt içinde veya dışında aktarıldığı yerleri öğrenme
Eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini talep etme
İşleme sebebinin ortadan kalkması hâlinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
Aktarım yapılan üçüncü kişilere bildirim yapılmasını talep etme
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
7. Başvuru Yöntemi
KVKK kapsamındaki tüm taleplerinizi;
E-posta: bilgi@devletialiyye.org.tr
Yazılı başvuru: Dernek resmi adresine ıslak imzalı dilekçe ile
şeklinde iletebilirsiniz.
Başvurularınız mevzuatta belirtilen sürelerde değerlendirilir ve sonuçlandırılır.
8. Güncellemeler
Bu Aydınlatma Metni, yasal düzenlemelere uygun olarak gerekli görülmesi hâlinde güncellenebilir. Güncellemeler dernek web sitemizde yayımlanır.